Бизнесийн байгууллага мөртлөө ажил хэргийн харилцаандаа хувийн имэйл хаяг ашиглан үйл ажиллагаа явуулах нь манай Монголын компаниудад түгээмэл тохиолддог бөгөөд энэ нь маш эрсдэлтэй асуудал юм.
 
Хэрэв та ажил хэрэг, бизнесийн харилцаандаа хувийн имэйл ашиглаж байгаа бол энэ нь танд томоохон асуудал үүсгэж болзошгүй. Яагаад гэвэл, танай ажилтнуудын болон компанийн нууцлал бүхий мэдээлэл, дансны дугаар, хүний нөөцийн асуудал гэх мэт байгууллагын мэдээллүүд хувийн имэйлээр дамжсанаар уг хувийн имэйл холбогдсон гар утас, таблет, компьютер гэх мэт төхөөрөмжүүд хэрэв вирустэх болон алдагдах тохиолдолд та өөрийн байгууллагын мэдээллээ хамтад нь алдах маш том эрсдлийг бий болгож байгаа юм.
 
Иймээс дараах имэйл ашиглалтын 3 бодлогыг байгууллага бүр зайлшгүй хэрэгжүүлэх хэрэгтэй.
 
1-р бодлого: Ажилдаа зөвхөн албаны имэйл ашиглах
Танай компанийн ажилтнууд, болон удирдлагууд байгууллагын нэрийн өмнөөс имэйлээр ажил хэрэг явуулах бол зөвхөн компанийн имэйлийн системийг ашиглах ёстой. Энэ нь нэг талаар харилцаа холбоо нь мэргэжлийн түвшинд, нууцлал аюулгүй байдлыг хангах чухал ач холбогдолтой бөгөөд шаардлагатай үед имэйлийг байгууллагын удирдлага удирдах боломж олгох, мөн байгууллагын дотоод мэдээлэл алдагдахаас нэг алхам сэргийлж чадна.
 
2-р бодлого: Албаны имэйл ямагт чухал агуулгатай байдаг
Байгууллагын имэйл өөрийн онцлогоороо ямагт чухал мэдээлэл агуулж байдаг бөгөөд хэрэв тухайн имэйл байгууллагын хэрэгцээнд ашиглагдаж буй л бол чухал ба чухал бус гэсэн ойлголт байхгүй, бүгд тухайн байгууллагад хамааралтай мэдээллүүд байдаг. Үүнийг та бүрэн ойлгож авснаар байгууллагын мэдээлэл бүхий имэйлүүд түүнд агуулагдаж байгаа хавсралт бичиг баримтуудыг аюулгүй онлайн орчинд буюу байгууллагын имэйл системд зайлшгүй хадгалж байх хэрэгтэй. Үүнийг байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагаанд хэрэгжүүлж хэвшсэнээр та байгууллагынхаа мэдээллийг алдахаас дахин нэг алхмаар сэргийлж чадна.
 
3-р бодлого: Тоног төхөөрөмж алдагдсан тохиолдолд тэр дор нь имэйл системийн администраторт мэдэгдэх журамтай байх
Үүнд байгууллагын мэдээллийн технологи хариуцсан ажилтнаас гадна тухайн имэйлийг ашиглаж байгаа ажилтнаас маш ихээр хамаарах бөгөөд тухайн төхөөрөмжийг алдагдсан болон хулгайлагдсан талаар имэйл системийн администраторт нэн даруй мэдэгдэх ёстой юм.
Ажлын утас, зөөврийн компьютер, таблет зэрэг байгууллагын тоног төхөөрөмж алдагдсан тохиолдолд ажилтнуудын хийх ёстой алхмуудыг тодорхой бодлогын дагуу журам гарган мөрдөх нь маш чухал.  Тухайн байгууллагын имэйл систем нь алсаас нэгдсэн удирдлага хийх боломжтой буюу алсаас устгах чадвар бүхий имэйл системтэй байх ёстой бөгөөд шаардлагатай үед байгууллагын имэйл акаунтыг тухайн төхөөрөмжөөс салгах эсвэл түгжих гэх мэт үйлдлийг хийх бололцоотой байх ёстой.  Эдгээр үйлдлийг хийх боломж бүхий байгууллагын имэйл систем нь таны мэдээллийг гадагш алдахгүй байхад танд тусална.
 
Эдгээр бодлого нь кибер аюулгүй байдлын ажилтны сургалт, байнга шинэчлэгддэг вирусын эсрэг хамгаалалт, галт хана бүхий сүлжээний төхөөрөмж зэрэгтэй уялдаа холбоотой бодлогууд байх бөгөөд танай байгууллагын мэдээллүүд, бизнесийн аюулгүй байдлыг кибер аюул занал, хүсээгүй цахим халдлагаас хамгаалахад тус нэмэр болох юм.