Гүүглийн бүтээгдэхүүнүүд нь хамтын ажиллагааг идэвхжүүлж, багийн бүх гишүүдийг хамруулж чаддагаараа онцлог байдаг. Ялангуяа олон салбар нэгжтэй эсвэл гаднын хөрөнгө оруулалттай байгууллагуудад баримт бичиг боловсруулах, төсөл хөтөлбөр дээр ажиллах, газарзүйн байршлаас үл хамааран хурал уулзалт зохион байгуулах зэрэгт маш тохиромжтой.

1.Харилцааг хялбаршуулж, нэг эх сурвалж дээр багаараа ажиллах боломжийг олгоно.

Дэлхийн хаанаас ч нэг файл дээр багаараа ажиллаж, багийн гишүүдтэйгээ харилцаж баймаар байна уу? Гүүгл Groups-д багийн гишүүдийн дунд ашиглах имэйл лист үүсгэж харилцаа холбоог илүү хялбар болгох боломжтой. Хүн бүрд имэйл илгээхийн оронд нэг имэйл хаяг ашиглан багийн бүх гишүүдэд цаг үеийн болон шинэ мэдээлэл илгээж, баримт бичгүүдээ хуваалцаарай. Гүүгл Calendars болон Drive аппликэйшнууд нь имэйл хайрцагнаасаа шууд ажиллах боломжтой хялбар ажиллагаатай юм.

2.Олуулаа нэг файл дээр ажиллаж, шинэ санаануудаа цуглуул

Шинэ санаа гаргах, төлөвлөгөө боловсруулах зэрэг нь багийн гишүүн бүр оролцох ёстой чухал ажил. Иймдээ ч ажилтан бүр өөр өөрийн файл дээр ажиллах бус, дундаа нэг файл дээр ажиллаж, засварлах, санал оруулах зэргийг цаг алдалгүй хийж байж үр дүнд хүрдэг. Бичвэр боловсруулах Гүүгл Docs энэ бүх шаардлагыг хангана. Бэлэн загваруудаас сонгож ашиглахаас гадна хялбар ажиллагаа бүхий шинэ хуудас үүсгэн хамтран ажиллаж болно. Нэгэн зэрэг 50 хүртэлх хүн нэг файл дээр зэрэг ажиллаж засварлах, санал оруулах боломжтой юм. Файл дээр хамтарч ажиллахын тулд ажилтан нэг бүрийг урьж оруулах ба хэн нь ямар эрхтэй хандахыг тодорхой зааж өгдөг. Файлууд Drive онлайн санд автоматаар хадгалагдана.

3.Багийн уулзалт зохион байгуулах хялбар технологи

Хурал уулзалтын өмнө багийн гишүүдэд бэлтгэсэн файлуудаа дахин харах боломжийг олго. Та уулзалтын хуваарь гаргахдаа Calendar-т шууд оруулах ба хуралд ашиглагдах файлуудыг мөн хавсаргаж болно. Ингэснээр ажилтнууд файлын хамгийн сүүлийн хувилбар дээр нэгэн зэрэг ажиллаж санал бодлоо солилцож, баримт бичгүүдээ эцэслэх боломжтой болно.

g_suite_x_tomi_um_1

4.Аудио, видео уулзалтууд зохион байгуулаарай  

Зарим тохиолдолд имэйл эсвэл бичгээр харилцахаас илүү уулзаж хэлэлцэх шаардлага гардаг. Энэ нөхцөлд Гүүгл Hangouts-ыг ашиглан аудио, видео дуудлага хийгээрэй. Хаана ч байсан дуу, дүрсний өндөр чанартай видео уулзалт зохион байгуулж болох ба уулзалтын үеэр файлаа хуваалцаж, слайд үзүүлж болдог. Түүнчлэн дэлгэцээ харуулах, холбоос ашиглан өөр бусад эх үүсвэрээс мэдээлэл үзүүлэх боломжтой.

  5.Багийн гишүүдийнхээ дунд санал асуулга явуулж, үзэл бодлыг нь сонсоорой

Ажилтан бүрийн толгойд шинэ санаа бий. Тэдгээр санаануудыг цуглуулан бусад хүмүүс хэрхэн хүлээн авч байгаа, алиных нь санаа оновчтой бөгөөд хэрэгжүүлж болохуйц вэ гэдгийг тодорхойлох санал асуулга явуулж болно. Олон хүний санаа сэтгэгдэл нийлж байж илүү сайн үр дүн гардаг. Иймээс Google+ зэрэг сошиал хуудас, коммунити сайт ашиглан байгууллагынхаа бүх ажилтныг хамруулахыг зориорой.

Шилэгдсэн санаануудыг түүвэрлэж хамгийн сайныг нь сонгоход Гүүгл Forms -ын санал асуулгын аппликэйшнийг ашиглаж болно. Гүүгл Forms нь асуулгын үр дүнг график хэлбэрээр өөрөө тооцоолон гаргадаг ба дэлгэрэнгүй мэдээллүүд автоматаар Sheets дээр хүснэгт хэлбэрээр үүсдэг.

6.Бүртгэл хөтөлж, ажлын явцаа хянаарай

Багийн гишүүн бүрийг хамгийн сүүлийн, шинэ мэдээллээр хангаж ажлын явцыг хянаарай. Ажилтны имэйл байхад л ганц товч дараад Гүүглийн аль ч файл дээрээс ажил даалгаж, хуваарилж болдог. Гүүгл Sheets ашиглан гүйцэтгэл хөтлөх төрөл бүрийн жагсаалт, хүснэгт үүсгэж болно. Онлайн орчинд нэг файл, нэг календарь дээр ажиллахын давуу тал нь хуваарьт ажил, уулзалт зэргээс хоцрохгүй байж хүн бүр мэдээллийг цаг тухайд нь авч чаддагт оршино. Түүнчлэн Гүүгл Sites буюу технологийн мэдлэг шаардахгүйгээр вэбсайт бүтээдэг хэрэгслийн тусламжтайгаар маш олон чиглэлийн вэбсайттай болж болно. Дан ганц хавтас, файлуудтай ажиллахгүйгээр бодит талбар үүсгэвэл илүү үр дүнтэй, бас сонирхолтой байдаг.

7.Үр дүнгээ танилцуулаарай

Үр дүнгээ удирдлагадаа танилцуулах цаг боллоо. Багийн гишүүдийн тань хамтран ажиллаж, багагүй цаг зарцуулан гаргасан шинэ санаа, төлөвлөөг бүтээлч байдлаар хүргэхэд Гүүгл Slides хамгийн сайн тохирно. Гүүгл Slides-д график, зураг, видео бичлэг, холбоосууд ашиглан хамгийн үр дүнтэй үзүүлэн хийж болдог. Мэдээж хаанаас, ямар төхөөрөмж ашиглаж байгаагаас үл хамааран видео хурал хийж, үзүүлэнгээ танилцуулах боломжтой.