Гүүгл корпораци 2004 онд уян хатан, шинэ боломжуудаар дүүрэн Gmail-ын үйлчилгээг нэврүүлсэн төдийгүй тухайн үедээ л томд тооцогдох 1ГБ багтаамжтай имэйлийн хайрцагтай байсан. Тэр үед бусад имэйл үйлчилгээнүүдийн хайрцагны багтаамж ердөө 2МВ байсан юм. Харин өнөөдөр Gmail-ын үнэгүй үйлчилгээний хэрэглэгчид 15ГБ хүртэл харин төлбөртэй багцтай хэрэгэгчид багтаамжаа 100ТБ хүртэл  өсгөх боломжтой болжээ.

Gmail-ийн тэрбум гаруй хэрэглэгчийн нэг эрхэм та имэйлээ хэр сайн ашигладаг вэ? Хэрэв та хүссэн хэмжээндээ хүртэл төгс ашиглаж чадахгүй байгаа бол бидний бэлтгэсэн мэдээлэлд анхаарлаа хандуулаарай.

Имэйлийн хайрцаг /Inbox/-аа хуваа

Бүх имэйл үйлчилгээний гол цөм нь inbox буюу имэйлийн хайрцаг. Имэйлийн хайрцагт хичнээн зуу, мянган имэйл ирдэг. Эдгээр имэйлүүдийг хамгийн боломжит хэмжээнд нь ангилж, цэгцлэх хэрэгтэй. Ингэхийн тулд та баруун дээд буланд байх settings буюу тохиргоо хэсгийн email configuration хуудсанд нэвтэрч орно. Энд та имэйлүүдийг ангилан үндсэн хайрцагтаа зөвхөн хэрэгтэй имэйлүүдээ авч байхаар тохируулж болно. Мөн шинэ ангиллууд үүсгэн ангилсан имэйлээ оруулж болно. Жишээ нь is:starred, is:unread, is:important гэх зэрэг нэр өгч, хавтас үүсгэж явах хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээгээр Gmail нь хэрэглэгчиддээ имэйл илгээх дэлгэцийг хоёр янзаар ашиглах боломжийг олгодог. Дэлгэц дүүрэн харагддаг уламжлалт хэлбэрээс гадна дэлгэцийн доор байрладаг жижиг аппликэйшн хэлбэрээр ашиглаж болно.

Хавсралтыг заавал имэйлд татаж илгээх хэрэггүй

Хавсралттай имэйл илгээхэд асуудал цөөнгүй гардаг. Имэйлээ бичнэ, дараа нь хавсралтаа уншуулна. Зарим тохиолдолд түвэгтэй ч гэмээр энэ асуудлыг хялбархан зохицуулж болно. Хавсралтыг татаж оруулахын оронд баруун дээд буланд байрлах аппликэйшн хэсгийг Google Drive товчийг дарж имэйлтэй файлуудаа холбоход хангалттай. Та зураг, янз бүрийн эх цайл, PDF болон видео бичлэг хүртэл илгээж болно. Энэ нь имэйлийг цэгцтэй харагдуулахаас гадна зай хэмнэдэг.

Ажлын жагсаалт /Tasks/

Gmail-ын бас нэгэн хэрэгтэй хэрэгсэл нь ажлын жагсаалт буюу task.  Tasks үүсгэхдээ зүүн дээд буланд байх имэйл гэсэн бичгийн доор байгаа гурвалжин дээр дарна. Ингээд та ажлын жагсаалтуудаа үүсгээд явах боломжтой. Яг л энгийн тэмдэглэлийн хуудас шиг ашиглана. Ажлуудаа дуусаад чагтаар тэмдэглээрэй. Хүсвэл ажлын жагсаалтыг календартайгаа холбож дэлгэргүүлж болно. Зарим тохиолдолд танд имэйл бичээд хадгалах шаардлага гардаг. Одоо явуулахгүй ч хожим илгээхдээ мартахгүй байх ёстой. Энэ тохиолдолд жагсаалт үүсгээд хадгалах арга яг тохирно.

hand-holding-a-mobile-phone-with-an-email-on-the-screen_1223-1

Шүүлтүүр ашигла /Filter, Favorites, label/

Имэйлийг цэгцтэй ашиглах бас нэгэн арга нь шүүлтүүр, ангилал болон хавтас үүсгэх юм. Та хавтас үүсгэхдээ тухайн хавтсанд хамаарагдах имэйл inbox-оор дамжилгүй шууд орж байхаар тохируулж болно. Ингэхдээ хамааралтай имэйлүүд тэдгээрийн үг хэллэгүүдийг шүүлтүүр хэсэгт тэмдэглээд хавтастайгаа холбоход л болно. Магадгүй танд фэйсбүүкийн мэдээллүүд ирдэг бол шүүлтүүрт мэдээллүүдийг нь оруулаад хавтас үүсгэж архивт оруулаарай. Архивт байгаа имэйлүүд ил харагдахгүй ч устаагүй байдаг.  Түүнчлэн шүүлтүүрүүд автоматаар хавтаснууд үүсгэж чаддаг. Жишээ нь та хүлээж авдаг тойм мэдээнүүдээ яг одоо уншихгүй ч хожим хэрэг болно гээд хадгалах хүсэлтэй  байг. Харин танд имэйлүүдийг сонгоод дараа нь хавтаснуудад хуваарилах түвэгтэй байгаа бол "label:newsletter before:2011/01/01" гээд шүүлтүүрт хийсэн байхад л ийм нэртэй хавтас автоматаар үүсч, холбоотой имэйлүүд нь тийшээ ордог.

Имэйлийн нэмэлтүүд /Labs/

Gmail-ийн бас нэгэн ашигтай функц нь Google Labs.  Үндсэн тохиргооны хэсэг байх энэхүү нэмэлтүүдийн тусламжтайгаар имэйлийн хайрцгаа илүү хялбараар удирдах боломжтой. Жишээ нь та имэйл игээхдээ мэдээлэл дутуу явуулсан эсвэл хавсралтаа мартсан байвал 30 секунд хүртэл хугацаанд буцаан татах боломжтой хэрэгсэл бий. Түүнээс гадна Google Maps, гарнаас өгөх хялбаршуулсан командууд, календар, автомат хариулт зэрэг маш олон сонирхолтой нэмэлтүүд бий. Хэрэв та сошиал хуудаснуудын админ хийдэг бол Rapportive өргөтгөлийг идэвхижүүлснээр фэйсбүүк, LinkedIn, Тwitter-ын мэдээллүүдийг имэйдээ хүлээн авах боломжтой.

Бас нэгэн сонирхолтой нэмэлт хэрэгсэл болох Boomerang нь имэйлүүдийг тодорхой хугацааны дараа илгээх тохиргоотой ба чухал имэйлүүдэд хариу илгээх, дахин сануулах зэрэг функцуудтэй.