Ажил хэрэгч харилцаанд дан том үсгээр имэйл бичих нь зохимжгүй. Имэйлийг алдаагүй зөв бичихийн тулд тулд grammar мөн spell checker тогтмол ашиглаж хэвш. Бизнестэй холбоотой имэйлд сэтгэл хөдлөл илэрхийлсэн дүрс, дохиог хэрэглэх нь зохимжгүй. Сэтгэл хөдлөл илэрхийлдэг дүрсүүдийг зөвхөн дотнын хүүмүүстээ л илгээгээрэй. Бизнестэй холбоотой имэйлд сэтгэл хөдлөл илэрхийлсэн дүрс, дохиог хэрэглэх зохимжгүй гэх мэтийн энгийн дүрмүүдийг хүн бүхэн мэддэг.

Гэр бүлийнхэн, найзууддаа хувийн имэйл илгээхдээ бодлогогүй, эмх цэгцгүй имэйл бичихэд тэд айхтар ач холбогдол өгөхгүй, гомдохгүй байж болно. Харин Та бизнесийн зорилгоор дарга, захирлууд, хамтран ажиллагсад, харилцагчидтайгаа имэйлээр харьцахдаа алдаа гаргавал тэд уучлахгүй. Ялангуяа анх удаа харьцаж байгаа байгууллага, танихгүй хүн бичсэн имэйлээс чинь та болон танай байгууллага хэрхэн ажиллаж байгаа талаар дүгнэлт хийх ба та бүхний талаархи анхны сэтгэгдэл тэдэнд үлддэг.

Бид бизнес уулзалтанд орохдоо хэлэх үг, дуу хоолой, хувцас хунар, биеэ авч явах байдалдаа анхаарч бэлтгэдэг шигээ харилцаж байгаа хүнтэйгээ биеэр уулзахгүй тул та өөрийн талаар төсөөлөл үлдээх имэйлээ  эмх цэгцтэй, ойлгомжтой бичих хэрэгтэй. Илгээсэн имэйлдээ хүссэн хариултаа авах, цаашид амжилттай хамтран ажиллахад чинь имэйл багагүй ач холбогдолтой.

Юуны өмнө танд ирсэн имэйлүүдээ эргэн нэг хараарай. Имэйлээ  уншаад танд ямар сэтгэгдэл төрж байна? Заримыг уншаад баярлана, заримыг уншаад инээнэ /зориуд таныг инээлгэхээр бичиж/, заримыг нь ойлгохгүй хэд дахин уншина, будилна. Бусдын имэйл ийм байна, харин таных ямар байх нь зүйтэй вэ?

Хэн нэгэнд бичиж буй имэйлээ сайхан сэтгэгдэл төрөхүйц зөв бичихийн тулд имэйлийн харагдах байдлаас эхлэн анхаарлаа хандуулъя.

Ингээд Та одоо имэйл бичихдээ анхаарах ёстой дараах дүрмийг мэддэг боллоо: