Имэйл систем дээр файл хавсаргаж илгээх нь жижиг хэмжээний файл дамжуулах хамгийн тохиромжтой хэлбэр юм. Гэхдээ имэйлийн системдүүдэд хүлээн зөвшөөрөгдсөн файлын төрлийг хавсаргах хэрэгтэй.

Имэйлээр олон төрлийн файл хавсарган илгээж болох ч, имэйлийн системүүд өөр хоорондоо харилцан адилгүй форматтай файл хүлээн авдаг. Хэрвээ та имэйл хүлээн авагч тал нь ямар өргөтгөлтэй файлууд хавсралтаар хүлээн авах боломжтойг хараахан мэдэхгүй байгаа бол доорх мэдээлэлд анхаарлаа хандуулна уу.

Бүх имэйл систем дээр хүлээн зөвшөөрөгддөг хавсралт файлуудын өргөтгөл:

Үүнээс гадна ямар програм хангамж ашиглаж бүтээсэн файл болохыг тодорхойлоорой.

Хэрвээ та Microsoft-ын хэрэглээний програмуудын хуучин хувилбар дээр хийсэн файлыг имэйлдээ хавсаргавал хүлээн авагч нь таны илгээсэн файлыг нээж харж чадахгүй байх талтай. Тиймээс тухайн аттач файлыг Microsoft-ын хэрэглээний програм хангамжийн ямар хувилбар дээр хийсэн болохыг имэйлдээ дурдах хэрэгтэй.

Имэйл жагсаалтаар файл хавсарган явуулах хэрэггүй. Байгууллагын дотоод хэрэгцээнд ашигладаг имэйл жагсаалтаар файл хавсарган илгээх нь зохистой хэрэглээ биш. Учир нь имэйл жагсаалтад буй хаяг болгоны тоогоор хавсаргасан файл хувилагдаж байдаг нь интернэтийн сүлжээ болон имэйл серверт ихээхэн хэмжээний ачаалал үүсгэж байдаг. Хэлтэс болон хамт олны дунд файл хуваалцах хамгийн зөв арга бол байгууллагын дотоод сүлжээний орчинд файлын ганц хувилбарыг байршуулж, түүний  байршлыг (L:\Shared) имэйлдээ дурдах юм.

Хавсралтаар илгээж буй файлын хэмжээгээ зохимжтой хэмжээнд хянаж байгаарай. Ингэхдээ хүлээн авагч тал хамгийн ихдээ хэр их хэмжээний файлыг имэйлээр хүлээн авдаг болохыг мэдэх хэрэгтэй. GSuite багцын Gmail хаяг хамгийн ихдээ 25МБ хэмжээтэй мессежийг илгээж, хүлээн авч чаддаг. Хэрвээ тогтоосон хэмжээнээс их хэмжээний файлыг имэйлд хавсаргаж илгээвэл явахгүй, илгээсэн хаяг хүлээн авахгүй. Мөн имэйл хайрцгийн хэмжээ дүүрсэн тохиолдолд имэйл илгээж, хүлээн авч чаддаггүй. GSuite багцын Gmail хаягийн хайрцгийн хэмжээ 30ГБ байдаг.

Хэрвээ ижил бичиг баримтыг олон давтамжтай имэйлээр илгээж байгаа бол илгээх болгондоо нэрийг нь өөрчил. Учир нь зарим нэг имэйл, хүлээн авагчийн имэйл сервер дээр сэжигтэй үйлдэл гэж тэмдэглэгдэн блоклуулах талтай. Тиймээс тухайн илгээж байгаа файл, бичиг баримтын нэрийг өөрчлөх замаар имэйлээ амжилттай илгээж чадна.

Файл хавсралтаар хүлээн авахад баримтлах дүрэм:

Үл мэдэх файл имэйлд хавсралтаар ирсэн бол нээж үзэх хэрэггүй

Ихэнх компьютерийн вирус имэйлд хавсралт байдлаар ирдэг. Тиймээс та хүлээж байгаагүй эсвэл үл мэдэгдэх контент агуулсан хавсралтыг нээж үзэхдээ болгоомжтой байгаййрай. Хэрвээ та .exe .vbs өргөтгөлтэй файлууд хүлээн авсан бол тухайн файлуудыг нээж үзэхийн өмнө заавал анти-вирус (вирусны эсрэг хамгаалалтын програм хангамж)-ээ ажиллуулсан байх ёстой.

Хавсралтаар ирсэн файлыг тогтмол устгаж цэвэрлэх

Имэйл хаягаа клиент талын програм хангамж (MS-Outlook, Windows Live, ThunderBird гэх мэт) дээр тохируулан ашигладаг бол танд ирсэн болон танаас илгээсэн бүх имэйлүүд компьютер дээр хадгалагдаж, таны компьютерийн хатуу дискийн багтаамжийг багасгадаг. Тиймээс хэрэгцээгүй имэйлүүдийг устгаж хатуу дискээ чөлөөлж болно.

Дараах өргөтгөлтэй файлууд нь имэйлд хавсаргахад блоклогдох магадлалтай

Файлын төрөл Файлын өргөтгөл
Microsoft Word .doc эсвэл .docx
Microsoft Excel .xls эсвэл .xlsx
Microsoft Power Point .ppt эсвэл .pps
Word Perfect .wp
Text only .txt
Rich text format .rtf
Portable Document format .pdf
GIF Graphics .gif
JPEG Graphics .jpg
HTML Files .htm эсвэл .html
Self-extracting Archive .sea
Executable Files (Windows) .exe
Visual Basic Script .vbs