Таны имэйл хаягт өдөрт хэдэн арван имэйл ирж хэт олон имэйлтэй болсоор байна уу? Та энэ олон имэйлээс аль нь танд хэрэгтэй,  аль нь чухал болохыг харахад хүндрэлтэй, замбараагүй санагдаж байгаа бол имэйлээ архивлах, хавтаслах, ангилах аргаар цэгцлэх боломжтой. Имэйлийн хайрцагаа /inbox/ эмх цэгцтэй байлгах бяцхан зөвлөгөөг танд хүргэе. 
Имэйлийн архив
Ирсэн имэйлүүдээ устгахгүйгээр гэхдээ INBOX-оо хоослохгүйгээр хэрхэн хадгалах вэ? INBOX дахь имэйлүүдийг эмх цэгцтэй байлгахын тулд архивлаж дадах хэрэгтэй. Архивласан имэйлүүд INBOX-д харагдахгүй ч устасан гэсэн үг биш. Хэн нэгэн таны архивласан имэйлд хариу бичвэл тухайн имэйл дахин INBOX-д харагдах болно.
Тэгвэл имэйлээ хэрхэн архивлах вэ? Gmail-ийн жишээн дээр авч үзье. Таны имэйлийн хайрцаг доорх зурагт харагдаж байна гэж төсөөлье. Эхний хуудсанд таны INBOX-д 2620 имэйл харагдаж байна. Энэ олон имэйл дундаас хэрэгтэйгээ хайж олоход багагүй цаг зарцуулна.

t

Эндээс имэйлийн гарчиг ба илгээгчийг харж байгаад архивлах имэйлүүдээ сонгоход дээд мөрөнд архивлах товч гарч ирж байна. Уг товчийг дарахад сонгосон имэйлүүд архивт шилжиж Inbox дахь имэйлийн тоо хорогдоно.

w

Yahoo имэйлд Архив гэсэн бэлэн цэс рүү орж архивласан бүх имэйлээ үзэж болдог бол Gmail-д ийм цэс байхгүй. Оронд нь All mail дотроосоо хайлт хийж олж үздэг. 

Имэйлээ хавтаслах /folder/

Та ямар имэйл хайрцаг ашиглахаас үл хамааран имэйл хайрцаг дахь хавтасууд ижил байна. Эдгээр нь inbox trash, draft, sent, spam зэрэг хавтасууд юм. Хавтас бүрийн үүрэг зориулалт онцлогийг мэдсэнээр тэдгээрийг бүтээлчээр ашиглах боломжтой болох юм.

Жишээ нь INBOX хавтас нь зөвхөн шинээр ирсэн имэйлийг хүлээн авахаар зориулагдсан болохоос ирсэн имэйл болгоныг хадгалахад зориулагдаагүй. Тодорхой нэг ажил эсвэл өдрийн дараа inbox үргэлж хоосон байх нь тохиромжтой. Ингэснээр танд зориулж, чиглэж ирсэн чухал имэйлд та анхаарлаа хандуулах боломжтой болно.

Имэйлийг хэрхэн ангилж хавтаслах вэ?

Ихэнх имэйлийг устгаж болох ч таны бизнестэй хамааралтай зарим нэгэн имэйлийг та хадгалах хүсэлтэй үед ангилж хавтаслаж болно. Ихэнх имэйл програмд энэ боломжууд байдаг. Түгээмэл ашиглагддаг Gmail-ийн интерфэйс дээр label үүсгэж ангилах аргачлалыг дараах 2 зургаас харна уу.

r

t