Та GSuite-ын оффис аппликэйшнуудыг ашигладаг бол өөр форматтай файлуудтай ажиллах боломжтгүй гэсэн үг биш. Жишээ нь Google Docs дээр үүсгэсэн файлуудаа Microsoft Office-ийн програм дээр нээж, засварлаж болно. Эсэргээрээ өөр бусад форматтай файлуудыг Google Docs дээр нээж ажиллаж болдог ба эх форматаар нь хадгалах боломжтой. Хэрэв танд Microsoft Office-ийн файлууд дээр ажиллах шаардлага гарвал Chrome хөтөч эсвэл Chromebook ашиглаарай. Excel, Microsoft Word тэр ч байтугай pdf файлуудыг ямар нэгэн хүндрэлгүйгээр нээж, хуваалцаж, өөр форматуудаар хадгалж, татан авч болно.

Google Docs-ын файлуудаа Office-ийн форматаар хуваалцаарай

Хэрэв танай харилцагч ажилдаа Microsoft Office-ийн програмууд ашигладаг бол  Google Docs, Google Sheets, Google Slides зэрэг Гүүглийн аппликейшнуудыг ашиглан үүсгэсэн файлуудаа Office-ийн форматаар хуваалцах боломжтой. Жишээ нь та Google Docs дээр үүсгэсэн бичвэрэн файлаа Microsoft Office ашигладаг харилцагчдаа Word-ын форматаар илгээх боломжтой юм.

Гүүгл дээрх файлуудаа хүссэн хүн бүр үзэх боломжтой хэлбэрээр хуваалцаарай

Хэрэв та хүсвэл Гүүгл Драйвын файлуудаа хэнтэй ч хуваалцах боломжтой. Нөгөө хүн тань Gmail хаяггүй байсан ч таны илгээсэн файлуудыг нээж үзэх боломжтой. Та хүлээн авагчийн имэйл хаягийг* Share буюу хуваалцах хэсэгт нэмэх эсвэл файлын холбоосыг тухайн хүнд илгээснээр таны файлыг үзэх боломжтой болно. Харин засвар оруулах тохиолдолд заавал Gmail хаяг нээж ашиглах шаардлагатай. *Байгууллагын домэйн нэрээс өөр бусад өргөтгөлтэй имэйл хаягтай хэрэглэгчтэй файл хуваалцах бол байгууллагын админаас зөвшөөрөл авна. Файл хүлээн авагч Gmail хаягтай байсан ч байгууллагын дотоод мэдээлэлтэй холбоотой тул заавал зөвшөөрөл шаарддаг.

Документ, хүснэгтэн файлууд, танилцуулгыг Гүүглийн форматаар татаж аваарай

GSuite-ын бас нэг давуу тал нь оффисын ямар ч төрлийн програм дээр үүсгэсэн документ, хүснэгтэн файл, танилцуулга, зурган файлуудыг Гүүглийн Docs, Sheets, Slides-ын форматаар татаж авч болдог. Файлуудыг эх дээр нь засварлаж болох төдийгүй Гүүглийн форматад хувирган хадгалах боломжтой. Жишээ нь та Word-ын файлыг Docs-д хувиргаад тухайн файл дээр ажиллаж болно. Засварлаж, сэтгэгдэл бичиж, багийн бусад гишүүдтэйгээ хамтран ажиллаж болно. Хэрэв эх файл дээр track changes ашигласан байвал Docs-ын suggestions хэлбэрт хувирна.

docs-bundle-hero-2e16d0ba-fill-2000x1126   Багаар ажиллах сүлжээний файлуудаа Drive-таа хадгалаарай

Хэрэв та Microsoft SharePoint зэрэг хувийн платформууд ашигладаг бол файлуудаа Drive руугаа зөөгөөрэй. Ингэснээр файлуудаа GSuite хэрэглэгчидтэй хуваалцах боломжтой болно. Ингэснээр Team Drive эсвэл My Drive дээр байршуулсан файлуудыг бусад хэрэглэгчидтэй хуваалцахад илүү хялбар байх болно. Түүнчлэн том хэмжээтэй файлуудыг имэйлээр илгээхэд тулгардаг асуудлыг энэ аргаар шийдэх боломжтой. Имэйлийн үйлчилгээ үзүүлдэг байгууллагуудын файл хавсаргах дээд хэмжээ өөр өөр байдаг.  Тиймээс том хэмжээтэй файлыг имэйлээр илгээхийн оронд Share буюу хуваалцах тохиргоог ашиглаарай. Хүлээн авагч Gmail хаяггүй байсан ч имэйлээр хүлээн авсан холбоос дээр дараад тухайн файлыг вэб хөтөч дээр харах боломжтой.

Видео хурал, уулзалт зохион байгуулаарай

Hangouts Meet ашиглан видео хурал, уулзалт зохион байгуулахдаа Gmail хаяггүй хэрэглэгчдийг урих боломжтой. Хуралд оролцох хүний имэйл хаягийг нэмэх эсвэл хурал болж буй холбоосыг илгээснээр тухайн хүн видео хурал, уулзалтад оролцох боломжтой болно. Хурлын мэдээлэл, холбоос имэйлээр очно. Түүнчлэн бусад хаягаас танд ирүүлсэн урилгад хариу өгч Гүүгл календарьдаа тэмдэглээрэй. Gmail нь хүлээн авсан имэйлд он сар дурдагдсан байгаа тохиолдолд календарьт автоматаар хадгалагддаг.

Хуваалцсан файлуудаа аюулгүй хадгалаарай

Гүүгл хаяггүй хэрэглэгч Гүүгл Драйвд хандах эрх болон хуваалцах тохиргоонууд энгийн бөгөөд аюулгүй байдаг. Жишээ нь хувийн мэдээлэл агуулсан эсвэл чухал файлуудаа хуваалцаж байгаа тохиолдолд та татаж авах, хэвлэх, хуулж авах боломжгүйгээр тохиргоог өөрчилж болдог. Мөн файлд хүчинтэй хугацаа оруулж өгдөг. Энэ нь файлд хандах эрх бүхий хамтран ажиллагч байгууллагууд, харилцагчид тодорхой хугацаанд л хандах эрхтэй байх ба түүнээс хойш хандах боломжгүй болно. Түүнчлэн өөр эх үүсвэрээс файл татаж Гүүгл Драйвд хадгалах тохиолдолд вирус байгаа эсэхийг эхлээд шалгадаг бөгөөд вирус илэрсэн тохиолдолд файлыг татаж авдаггүй.