Бид цаг хугацаа, газар зүйн байршлаас үл хамааран ажил хэргийн харилцаандаа имэйлийг тогтмол ашигладаг. Үүнтэй зэрэгцээд имэйлийг зохистой хэрэглэх соёл бий болж байна. Ялангуяа албаны имэйлийг зохистой, үр дүнтэй хэрэглэх ёстой.

Байгууллага, компани өөрийн албан ёсны вэбсайт, имэйл хаягтай байх нь ажил хэргээ үр ашигтай хөтлөх, бизнесийн харилцаагаа өргөтгөхөд чухал үр нөлөөтэй.

Хэрэглэгчид, түншүүд тань ажилтны хувийн имэйл хаягаар бус байгууллагын албан хаягаар харилцахыг найдвартай гэж үздэг. Тэд байгууллагын тодорхой албанд ханддаг учир хэн хүлээн авч байгаа нь тодорхойгүй хувийн хаягаар харилцахыг хүсдэггүй. Хувийн хэрэгцээнд ашигладаг имэйл хаяг нь тухайн байгууллагыг төлөөлөх учиргүй тул байгууллагын имэйл хувь хүний өмч биш гэдгийг сайн ойлгох хэрэгтэй.

Зар сурталчилгааны зориулалттай үнэгүй имэйл хаяг (yahoo.com, gmail.com, hotmail.com, aol.com г.м)-ийг ажил хэргийн харилцаанд хэрэглэх нь зохимжгүй. Хувийн харилцаанд ашигладаг имэйлийг албан хэрэгтээ ашиглах нь таныг албаны харилцаандаа хайнга ханддаг мэт харагдуулах эрсдэлтэй. Түүнчлэн ажилтан халагдахад имэйл хайрцгийг байгууллага буцаан эзэмшдэг учраас албаны имэйлээр ирсэн мэдээлэл байгууллагын өмч хэвээр үлддэг.  

Нэгэнт багагүй мөнгө төлж нээлгэсэн имэйлээ төгс ашиглах ёстой. Имэйлийн хэрэглээ дан ганц имэйл илгээх, файл хавсаргахаар зогсохгүй. Гарчиг бичих, архивлах, имэйлээ автоматаар шүүх, ангилах, гарын үсэг оруулах зэрэг маш олон боломжууд бий. Жишээ нь та имэйлийн гарын үсгийг дараах байдлаар маркетингд ашиглаж болно. 

Брэндинг

Нэг байгууллагын өөр өөр ажилтантай имэйлээр харилцах үед нэгдсэн стандартгүй, холбогдох мэдээлэл дутмаг зэрэг бүрэн бус агуулгатай имэйл олон харагддаг. Энэ нь эргэх холбоог удаашруулж, хэрэглэгчийн цагийг үрдэг бөгөөд эцсийн дүндээ хэрэглэгч байгууллагын мэдээллийг интернэтээс хайхад хүргэдэг. Харин GSuite Work-д Email signature гэх функц байдаг. Имэйлийн гарын үсгийг маркетингд хэрхэн ашиглаж болох зарим нэгэн санаануудыг танд хүргэе. 

Маркетингийн суваг

Имэйлийн гарын үсэгт хүссэн бүх мэдээллээ оруулж болно. Урамшууллын купон, шинэ бүтээгдэхүүний танилцуулгаас эхлээд байгууллагын танилцуулгад ч ашиглаж болохжтой. Эдгээрийг магадгүй гарын үсэгт тулгуурласан сурталчилгаа ч гэж нэрлэж болох юм.

Борлуулалт, худалдаа

Бүтээгдэхүүн үйлчилгээний хямдралыг тодорхой цаг хугацааны давтамжтай имэйлийн гарын үсэг дээр хавсаргаж болдог.  Үүнд тохирох түгээмэл ашиглагддаг програм хангамж болох SignatureSatori-ыг та туршаад үзээрэй.

Сошиал медиа

Сошиал хуудсандаа олон дагагчтай болохыг хүсвэл имэйлийн гарын үсэг хамгийн тохиромжтой боломж.

Хурал, уулзалт

Хурал, уулзалт, үйл явдал, өдөрлөгийн мэдээллийг та яаж түгээдэг вэ? Имэйлийн гарын үсэг байрлах талбар нь чухал үйл явдал, хурал, уулзалтад урих товчийг байрлуулах оновчтой талбар болж чадна.

Манай Академийн Имэйлийн зохистой хэрэглээний онлайн видео хичээлүүдийг http://learn.one.mn хаягаар орж үзээрэй.